Informationen der ROBERT VOGEL GmbH & Co Kommanditgesellschaft zum Datenschutz für Mieter und Mietinteressenten
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten, wenn Sie sich für unsere Mieträume interessieren oder solche mieten, und über Ihre Rechte nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Kontaktdaten des Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragter:
Wenn Sie Fragen oder Anregungen zu diesen Informationen haben oder sich wegen der Geltendmachung Ihrer Rechte an uns wenden möchten, richten Sie Ihre Anfrage bitte an den Verantwortlichen unter:
ROBERT VOGEL GmbH & Co Kommanditgesellschaft
Warburgstraße 50
20354 Hamburg
Telefon: +49 40 35 55 10
Telefax: +49 40 34 44 23
E-Mail: kontakt@robertvogel.de
Web: robertvogel.de
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter folgenden Kontaktdaten:
datenschutz@robertvogel.de
Datenkategorien, Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Mietinteressenten
Um einen Besichtigungstermin zu vereinbaren, werden Name und Kontaktdaten verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO und die Verarbeitung dient unserem berechtigten Interesse mit Ihnen in Kontakt zu treten. Sofern ein Mietinteressent erklärt, eine angebotene Wohnung anmieten zu wollen, werden weitere Daten erhoben. Hierzu gehören beispielsweise Angaben zur beruflichen Tätigkeit, zum Arbeitgeber sowie Angaben zur Haushaltsgröße. Dies erfolgt zu dem Zweck, eine Entscheidung darüber zu treffen, welche Mietinteressenten für die Anmietung von Mieträumen in Frage kommen. Sofern im Anschluss ein Mietverhältnis zu Stande kommen soll, werden zum Abschluss des Vertrages weitere Daten erhoben. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist jeweils Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO und die Verarbeitung ist zur Anbahnung des Mietverhältnisses erforderlich. Um einen Nachweis über die Bonität der zukünftigen Mieter zu erhalten und dieser Nachweis nicht bereits ausreichend in anderer Form erbracht werden konnte, wird eine SCHUFA-Bonitätsauskunft für Vermieter über die SCHUFA Holding AG eingeholt. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO.
Mieter
Zur Begründung und Durchführung des Mietverhältnisses ist regelmäßig die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Stamm-, Vertrags-, und Zahlungsdaten erforderlich. Ergänzend zu den Daten der oben genannten Datenkategorien zählen hierzu insbesondere Zahlungsdaten, Dokumentationsdaten, Daten aus Beratungs- und Servicegesprächen sowie vergleichbare Daten. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO. Zur Durchführung des Mietverhältnisses und der Betreuung der Immobilie beauftragen wir ggf. Handwerker, Hausmeister und andere Dienstleister. Um Mieter gemäß der Heizkostenverordnung regelmäßig Informationen zu ihrem Heizkostenverhalten zur Verfügung zu stellen, behalten wir uns vor, ihre Kontaktdaten sowie ihre E-Mail-Adresse an die durch uns beauftragten Abrechnungsunternehmen zu übermitteln. Die dafür notwendige Übermittlung Ihrer Daten dient unserem berechtigten Interesse einer reibungslosen Durchführung des Mietverhältnisses sowie der ressourcensparenden Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten gegenüber unseren Mietern und beruht auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO.
Weitere Datenverarbeitungen erfolgen nur mit Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO oder auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) DSGVO, soweit dies für die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, denen wir als Unternehmen unterliegen, erforderlich ist. Zu diesen Zwecken der Verarbeitung gehören z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO).
Empfänger der Daten oder Kategorien von Empfängern
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Auftragsverarbeiter verarbeiten Daten nur nach unseren Weisungen und dürfen sie nicht zu eigenen Zwecken nutzen. Wir arbeiten mit den folgenden Kategorien von Auftragsverarbeitern zusammen:
- IT-Dienstleister für Betrieb, Administration, Hosting, Wartung der IT-Systeme, Server und der Webseite,
- Wartung der Hardware (Kopierer, Drucker),
- Aktenvernichtung,
- Betrieb der Telefonanlage,
- Ablese- und Abrechnungsservice,
- Wasser- und Energieversorgung,
- Hausmeister- und Reinigungsservice,
- Projektmanagement.
Im Rahmen des Mietverhältnisses können die Daten darüber hinaus an die folgenden Empfänger weitergegeben werden: Heizkostenabrechnungsdienstleister, beauftragte Handwerker, Banken, Steuerberater/Wirtschaftsprüfer oder die Finanzverwaltung.
Datenübermittlung in Drittländer
Unsere Datenverarbeitungen können mit der Übermittlung bestimmter personenbezogener Daten in Drittländer, also Länder, in denen die DSGVO nicht geltendes Recht ist, verbunden sein. Eine solche Übermittlung erfolgt in zulässiger Weise, wenn die Europäische Kommission festgestellt hat, dass in einem solchen Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau geboten ist. Wenn ein solcher Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nicht vorliegt, erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland nur beim Vorliegen geeigneter Garantien gem. Art. 46 DSGVO oder wenn eine der Voraussetzungen des Art. 49 DSGVO gegeben ist.
Sofern im Folgenden nichts anderes angegeben ist, verwenden wir für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländern als geeignete Garantien die EU- Standarddatenschutzklauseln. Sie haben die Möglichkeit, diese EU-Standarddatenschutzklauseln in Kopie zu erhalten oder einzusehen. Bitte wenden Sie sich dazu an die unter Kontakt angegebene Adresse.
Sofern Sie in die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten einwilligen, erfolgt die Übermittlung auf der Rechtsgrundlage des Art. 49 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.
Dauer der Speicherung und Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer
Mietinteressenten
Wir verarbeiten und speichern die erhobenen personenbezogenen Daten über Mietinteressenten, bis es in der jeweiligen Ausschreibung zu einem Vertragsschluss gekommen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.
Mieter
Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer des Mietverhältnisses gespeichert. Darüber hinaus werden die erhobenen personenbezogene Daten gespeichert, soweit dazu eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch, dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen sechs Jahre gemäß handelsrechtlicher Vorgaben nach § 257 HGB und bis zu zehn Jahre aufgrund steuerlicher Vorgaben nach § 147 AO. Im Übrigen gilt nach §§ 195, 199 BGB die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren.
Ihre Rechte
Als betroffene Person haben Sie das Recht, uns gegenüber Ihre Betroffenenrechte geltend zu machen. Dabei haben Sie insbesondere die folgenden Rechte:
- Sie haben nach Maßgabe des Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten oder nicht.
- Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Art. 16 DSGVO von uns die Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen.
- Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
- Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken zu lassen.
- Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
- Sofern Sie uns eine gesonderte Einwilligung in die Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung nach Maßgabe des Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufen. Durch einen solchen Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf aufgrund der Einwilligung erfolgt ist, nicht berührt.
- Wenn Sie der Ansicht sind, dass eine Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Bestimmungen der DSGVO verstößt, haben Sie nach Maßgabe des Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.
Widerspruchsrecht
Sie haben nach Maßgabe des Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, gegen Verarbeitungen, die auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) oder f) DSGVO beruhen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen. Sofern durch uns personenbezogene Daten über Sie zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet werden, können Sie gegen diese Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO Widerspruch einlegen.